Cách sắp xếp tủ tài liệu khoa học cho văn phòng

Tủ tài liệu được sử dụng ở bất kỳ một không gian văn phòng nào, không chỉ làm nhiệm vụ lưu trữ giấy tờ, hồ sơ một cách khoa học mà còn giúp văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn. Cùng với những tiêu chí chọn mua tủ tài liệu của xuanhoa.net.vn, việc lựa chọn kích thước tủ tài liệu cũng sẽ giúp bạn có thêm nhiều cách sắp xếp tủ tài liệu một cách khoa học và hợp lý nhất.

Các nghiên cứu khoa học đã chứng minh một phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, khoa học sẽ giúp hiệu quả công việc được tăng cao so với những không gian bừa bộn, lộn xộn. Một chiếc tủ tài liệu đặt trong văn phòng, dù là phòng cho giám đốc hay phòng cho nhân viên đều trước hết nhằm mục đích giúp cho không gian được ngăn nắp và tiết kiệm diện tích nhất. Tuy vậy với một chiếc tủ đựng tài liệu, không phải ai cũng biết cách sắp xếp một cách hợp lý. Những gợi ý dưới đây sẽ giúp ích cho bạn khi đang không biết làm thế nào với một chiếc tủ văn phòng.

1Lựa chọn tủ tài liệu có nhiều ngăn

Tất nhiên điều này tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng và khả năng kinh tế của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu có thể hãy lựa chọn một chiếc tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn, các ngăn (khoang) có kích thước khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn có thể sử dụng tủ tài liệu vào nhiều mục đích:

+ Lưu trữ: Các file hồ sơ, tài liệu thông thường là 28cm x 35cm, tuy nhiên nếu bạn chọn tủ đựng hồ sơ văn phòng có nhiều ngăn sẽ có thể lưu trữ cả những tài liệu kích thước lớn hơn hoặc nhỏ hơn.

 
Lựa chọn loại tủ tài liệu có nhiều ngăn cho văn phòng lớn

 

+ Cần có thêm những khoang cánh mở để trưng bày những phần thưởng, kỷ niệm chương.

+ Các ngăn tủ có khóa dùng để bảo mật những loại tài sản quan trọng của cá nhân, công ty hoặc những vật dụng, tài sản có giá trị đề phòng những người có ý đồ xấu.

Thậm chí với những loại tủ gỗ đựng tài liệu dành cho giám đốc, có thể có thêm những ngăn tủ treo quần áo hoặc để đồ dùng cá nhân…

>> XEM THÊM: Cách vệ sinh tủ tài liệu bằng gỗ

2Sử dụng tủ tài liệu kích thước nhỏ

Nếu văn phòng làm việc của bạn có diện tích nhỏ bạn nên dùng tủ tài liệu văn phòng có kích thước nhỏ. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm không gian của văn phòng mà còn giải quyết được khá nhiều hồ sơ, tài liệu khi không cần sử dụng luôn. Nội thất Xuân Hòa cung cấp rất nhiều mẫu tủ tài liệu kích thước nhỏ đẹp và nhiều chức năng sẽ giúp bạn giải được bài toán không gian văn phòng chật hẹp.

 Tủ tài liệu TG-14-00

>> XEM THÊM: Báo giá tủ tài liệu Xuân Hòa năm 2017

3Phân loại hồ sơ

Việc phân loại hồ sơ vào tủ đựng hồ sơ văn phòng rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4…

 
Tủ tài liệu CA-2C-S4

 

+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm.

+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng các mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên từng khoang tủ văn phòng riêng biệt sẽ giúp việc tìm kiếm của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo, còn kệ ghi “Kế hoạch” thì đó là nơi lưu trữ các bản kế hoạch. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn khiến phòng làm việc khoa học hơn.

Khách hàng quan tâm hoặc có nhu cầu đặt mua các sản phẩm tủ tài liệu cảu nội thất Xuân Hòa vui lòng liên hệ 0433 6766 88 để được tư vấn và đặt hàng nhanh nhất.

Nội thất Xuân Hòa

Một số mẫu Tủ tài liệu tại Nội thất Xuân Hòa

Tủ gỗ TG-11-00

1.393.636

Tủ gỗ TG-13-00

1.935.455

Tủ gỗ TG-14-00

1.703.636